Mon système Zettlekasten anti-net (sans logiciel)

Comment extraire de vos lectures l’essentiel des informations et les gérer avec du papier et de l'encre.

Hello les amis 🤓

Moi c’est Julien, un copywriter indépendant spécialisé en e-commerce, mais avant tout… un incorrigible curieux. Amoureux d’écriture et de lecture, j’aime associer mon travail de vendeur/ écrivain avec les plaisirs simples et authentiques de la vie.

Lorsque je n’écris pas pour des clients, j’en profite pour publier ce bulletin que vous vous apprêtez à lire en même temps que 70 autres curieux et curieuses. Vous l’aurez compris, nous sommes ici en petit comité.

Ce bulletin est dédié aux indépendants. J’écris sur le marketing direct, l’écriture, la lecture et d’autres sujets qui suscitent ma curiosité et peuvent vous aider lorsqu’on entreprend en solitaire.

Puisque nous sommes entre nous, n’hésitez pas à laisser un commentaire pour me donner votre avis ou des idées pour les prochains numéros. Je vais essayer d’en publier un par mois.

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Quoi qu’il en soit, bienvenue dans cette édition !

Au programme ce mois-ci :

• ✍️ L’encre et le papier

• 👨🏼‍🏫 Un véritable système Zettlekasten anti-net pour copywriter (et pas que)

• 📚 Le syndrome du collectionneur

✍️ L’encre et le papier

Le mois dernier je vous parlais lecture. De la même façon que l’on planifie des séances de sport pour garder notre forme physique, nous avons besoin de planifier nos séances de lecture pour muscler notre esprit.

Toutefois, lire souvent est une chose. Mais extraire des informations de ces lectures pour en faire des systèmes et compléter nos connaissances en est une autre.

Arrivez-vous à retenir l’essentiel de ce que vous lisez ? À transformer cette information brute en enseignement pratique pour votre activité ? Si oui, vous avez de la chance. Personnellement, je n’arrive pas toujours à me souvenir d’où vient cette phrase qui m’a tant marqué.

J’ai une collection de cahiers de travail dans lesquels sont réunies toutes mes notes, les recherches pour les projets de mes clients, des phrases intéressantes que j’ai lues dans des livres, des emails ou sur des blogs. Pendant des années, ça m’allait très bien. J’ai une préférence pour les systèmes simples. Ce sont les plus faciles à utiliser dans le temps. On ne les abandonne pas, car ils trouvent rapidement leurs places dans nos routines.

Le souci me direz-vous ?

Lorsque je devais compiler mes connaissances sur un sujet précis.

Il me fallait reprendre tous ces cahiers.

Tourner les pages une par une pour en extraire les notes et citations qui parlent du thème sur lequel je fais mes recherches.

C’est long, mais surtout pas pratique.

Mon bureau se retrouvait rapidement enseveli par des cahiers ouverts. Ils prennent de la place et complexifient mes recherches.

C’est alors qu’en 2023, je suis tombé par hasard sur une vidéo YouTube de l’auteur Ryan Holliday. Il partageait sa méthode de gestion des connaissances qui lui servait ensuite à écrire ses livres. Ça m’a fasciné.

Voilà maintenant un an et demi que je fais des recherches sur cette méthode. Comme c’est souvent le cas durant des recherches, je me suis égaré. J’ai peut-être creusé trop profond et j’ai failli perdre le filon. Avant qu’il ne soit trop tard, j’ai levé la tête de ma tranchée et j’ai pris un peu de recul. Puis je suis reparti de mon point de départ.

La méthode de Ryan Holliday pour extraire des informations de ses lectures ?

C’est d’une simplicité remarquable.

Ce système m’a littéralement fasciné. Il m’a apporté un déclic aussi puissant que le jour où j’ai découvert le système de l’e-mail quotidien et du bulletin mensuel de Ben Settle. Ce qui est beau ? Ces deux systèmes viennent se compléter à la perfection. Écrire des emails quotidiens et publier un bulletin mensuel demande d’avoir toujours des idées.

Alors c’est vrai… Écrire vous donne naturellement des idées.

Cependant, le jour où vous souhaitez ranger vos connaissances par famille pour les réutiliser dans le but d’écrire un livre ou enregistrer une formation, vous regrettez de ne pas avoir un système de gestion des connaissances.

Ces dernières années ?

On parle beaucoup de second cerveau. Lorsque je vous disais que je m’étais égaré dans le cadre de mes recherches, je me suis laissé prendre au piège des algorithmes de YouTube. Qui dit « prise de note » dit logiciel. Je me suis mis à utiliser des outils tels qu’Obsidian et Notion.

Je les ai abandonnés.

Puis, j’y suis revenu.

Je me disais que je n’avais pas tout bien compris. Après tout, si autant d’experts de la prise de note les recommandent, c’est que j’ai dû passer à côté de quelque chose.

C’est là que j’ai découvert la méthode Zettlekasten.

Cette méthode créée par un sociologue allemand consiste à écrire sur des fiches. Ces notes sont décontextualisées pour être réutilisées plus tard. Je me suis alors dit que c’était la pierre manquante à ma compréhension du logiciel Obsidian. En cours de route j’avais laissé tomber Notion. Je passais plus de temps à le paramétrer qu’à l’utiliser. Et quand un logiciel me complique la vie au lieu de me la simplifier, il n’a plus sa place.

Pendant une petite semaine, j’ai eu la sensation d’avoir percé l’utilité d’Obsidian. Mais il y avait toujours un petit truc qui me mettait mal à l’aise. Comme si ce système ne me convenait pas. Pas assez simple. Il y avait ces notes ‘permanentes’, ‘littéraire’, ‘quotidiennes’, de ‘concepts’. Ça me fatiguait. Une fois de plus, ce n’était pas assez simple.

C’est là que j’ai compris un truc.

Ryan Holliday utilisait des fiches.

La méthode d’origine de Zettlekasten aussi.

Il y avait ce point commun.

J’ai alors regardé d’autres vidéos de Ryan Holliday dans lesquelles il montrait comment il utilisait ses fiches. J’ai pris des notes. J’ai réfléchi. Regardé d’autres vidéos. Brique après brique, le système a pris forme dans mon esprit. Celui-ci était simple.

Ryan Holliday a confié que c’était Robert Green qui lui avait enseigné cette méthode. J’ai donc écouté ce que cet auteur (est-il encore nécessaire de le présenter ?) avait à dire sur sa méthode. Puis, un jour, tout était clair dans ma tête. Je comprends vite, mais il faut m’expliquer longtemps 🤣

Je tenais à ce que le système s’adapte à mon activité de copywriter. Mes lectures ne me servent pas qu’à mon activité personnelle. Je dois aussi faire des recherches pour mes clients. Au fil des ans, j’ai cumulé des centaines de pages de recherches sur des thèmes aussi variés que la santé, la création de boutiques sur Shopify®, le développement web en passant par la nocivité de certains composants pour les protections menstruelles… Des sujets plus que variés comme vous pouvez le voir.

Quand un client me commande un nouveau projet, je puise dans mes souvenirs des recherches que j’ai faites dans le passé. Pas toujours fiable. On se souvient rarement du nom de l’étude et de certaines statistiques. Et puis, notre cerveau embellit parfois certains faits. Voilà pourquoi, je me suis dit que ce système de gestion des connaissances me servirait également dans le cadre de mes recherches pour les clients. Parce que ce qui est fait n’est plus à faire.

Dans cette édition, je vous partage donc ce système qui me permet de ne plus perdre les pépites que je découvre au fil de mes lectures et de mes recherches.

Vous allez voir, c’est passionnant.

Aucun logiciel.

Pas d’IA.

Aucune technologie.

Que de l’encre et du papier.

👨🏼‍🏫 Un véritable système Zettlekasten anti-net pour copywriter (et pas que)

Ce système se compose de fiches Bristol 100x150 (l’emballage est blanc et vert), d’une boîte pour ranger ces fiches (la mienne est une caisse achetée à Gifi), et de marque-page autocollants.

Il se déroule en trois étapes : lire, repérer, extraire.

1/ Orienter ses lectures

Parfois j’entends des personnes qui disent qu’il faut lire plein de livres. Je suis d’accord avec la notion de lire souvent (je ne vais pas revenir sur le sujet dont j’ai parlé dans cette édition). Mais lire souvent, ne veut pas dire qu’il faut lire constamment de nouveaux livres sur des sujets variés. Déjà, tous les livres ne sont pas intéressants. Et puis, vous devez choisir soigneusement vos lectures.

Pour y arriver ?

Fixez-vous un objectif. Pourquoi lisez-vous ? Pour vous divertir ou pour mettre au point une méthode sur votre thématique ? Sur quel sujet souhaitez-vous en apprendre plus ? Quelles informations connaissez-vous déjà ? Quelles sont vos lacunes ? Une fois ce petit inventaire effectué, choisissez les livres qui correspondent à vos objectifs.

Lire doit vous servir à extraire des informations que vous allez transformer en actions. Accumuler des connaissances pour le plaisir va créer de la surcharge mentale inutile. On retient mieux ce que l’on pratique. Voilà pourquoi il est nécessaire d’implémenter vos connaissances dans un système que vous utilisez.

Pendant des années je lisais toutes sortes de choses en quantité. Je n’avais pas d’objectifs précis. Puisque j’ai découvert les joies de la lecture sur le tard (j’avais environ 25 ans), j’étais habité par une sorte de frénésie. J’avais la sensation que je devais lire beaucoup. Lire plein de choses me rendrait plus intelligent, plus instruit. J’en étais convaincu.

Bref, je me suis fatigué.

En réalité ?

Il n’est pas nécessaire de lire beaucoup de livres, du moins… chercher à en lire toujours plus. Lire prend du temps. Notre temps est limité. Ne le gaspillons pas. Nos lectures ont besoin d’être orientées dans la bonne direction. Comme le dit ce passage de la Bible : « À faire beaucoup de livres, il n’y a pas de fin et s’y consacrer beaucoup est fatigant » (Ecclésiaste 12:12). Ah… si j’avais lu ce passage beaucoup plus tôt. Mais bon… Vaux mieux tard que jamais !

Si la lecture est merveilleuse pour votre esprit, ça ne s’applique pas à toutes les lectures. Ce serait un raccourci dangereux. Notre esprit est une éponge. Il se nourrit de ce qu’on lui donne à manger. Si ça passe par ce que l’on regarde, ça passe aussi et surtout par ce qu’on lit. Voilà pourquoi, j’ai appris à choisir mes lectures. Elles apportent des solutions à des problèmes que je rencontre. Ces problèmes peuvent être liés à un aspect de mon activité, de ma vie ou d’un projet client sur lequel je travaille en ce moment.

À l’ère où l’information n’a jamais été aussi abondante, bien choisir ses lectures est crucial.

2/ Repérer les pépites

Une fois que vous avez choisi minutieusement vos lectures, vous allez commencer à lire. Of course !

Dans les bons livres, on tombe sur ces passages qui nous ouvrent les yeux. Ces phrases qui font mouche. Vous savez, ce sont ces phrases qui reflètent l’essence même du chapitre que vous lisez. Elles apparaissent généralement vers la fin de ce même chapitre. J’ai ma théorie là-dessus : à force d’écrire pour expliquer quelque chose, on exerce notre cerveau à synthétiser. Au bout d’un moment l’esprit de l’auteur est tellement imprégné du sujet, qu’il est capable d’en donner le meilleur. Si ça le fait pour nous, ça le fait pour eux, vous ne pensez pas ?

Ces phrases qui vous apportent une brique de connaissance en rapport à l’objectif que vous vous êtes fixé ?

Soulignez-la. Surlignez-la. Puis, mettez-y un petit marque-page autocollant. J’utilise ceux de la marque Post-it®.

N’arrêtez pas votre élan de lecture pour commencer à écrire. Ne faites que souligner ce passage, puis l’identifier à l’aide d’un marque-page. À l’étape suivante, vous comprendrez pourquoi ces marque-pages sont importants.

Donc, vous avez choisi votre lecture. Pendant votre séance, vous identifiez en soulignant (ou surlignant) une phrase, un extrait qui apporte une brique de réflexion en lien avec votre objectif. Puis, vous l’identifiez par un marque-page autocollant. J’aime mettre un marque-page par brique.

3/ Extraire les pépites

Au bout de quelques jours ou semaines, vous avez terminé la lecture d’un livre. Il ressemblera à celui-ci. C’est l’un de ceux que je lis (relis) en ce moment. Je pense que vous commencez à comprendre l’utilité des marque-pages autocollants.

Que se passe-t-il une fois que vous avez terminé de lire votre livre ?

Rangez-le. Laissez-le reposer pendant quelques semaines. Ensuite, ressortez-le, installez-vous à une table avec une boîte de fiches Bristol, puis commencez le processus d’extraction.

Sous vos yeux, il y a un ouvrage rempli de passages surlignés, tous identifiables à l’aide d’un marque-page autocollant. Rendez-vous à chacun d’eux. Prenez une nouvelle fiche. Écrivez le passage au centre de la carte. Laissez de l’espace dans les parties hautes et basses de la fiche. En haut à droite, nous écrirons la catégorie (ou la thématique principale). En haut à gauche, la sous-catégorie, puis, en bas au centre, la référence de la note (le titre du livre et le numéro de la page). Une fois le passage écrit sur une fiche, enlevez le marque-page. Vous pouvez ainsi les réutiliser plusieurs fois.

J’aime cette technique du marque-page autocollant, car il vous permet en un coup d’œil de voir les passages retranscrits sur les fiches et ceux qu’ils vous restent à faire. Vous pouvez ainsi effectuer vos séances d’extraction en plusieurs fois.

🙋🏻‍♂️Devez-vous prendre toutes vos notes sur des fiches ?

Revenons un instant sur les cahiers. Au début de cette édition, je vous parlais de mes cahiers de travail. Pendant des années, j’ai utilisé ces cahiers dans lesquels je notais tout : recherches pour un client, notes de formation, idées de contenus, etc. J’aimais bien, car, lorsque je me replongeais dans mes archives, je m’immergeais dans une période de ma vie. Reprendre un cahier de 2018 me faisait redécouvrir les formations que j’avais suivies à l’époque, les exercices de copywriting que je faisais, des notes d’un rendez-vous avec un client potentiel. Étant nostalgique, c’est super agréable.

Avec cette méthode Zettlekasten anti-net, est-ce que ça signifie que je n’utilise plus de cahiers ou de carnets ?

Absolument pas.

Lorsque je suis en appel avec un client, ou que je dois prendre des notes pendant une formation, j’écris sur mon cahier de travail du moment. Ensuite, comme pour les livres, plus tard, je reviens sur ces notes et j’en extrais le contenu sur des fiches.

Je considère les cahiers comme des livres.

Lorsque la lecture d’un livre est terminée, je le laisse reposer avant d’y revenir pour en extraire les surlignages.

Lorsque l’écriture d’un cahier est terminée, je le laisse reposer avant d’y revenir pour en extraire certaines notes. En écrivant cette phrase, je me demande, même s’il ne serait pas intéressant de relire nos anciens cahiers pour surligner les notes les plus pertinentes, y mettre un marque-page pour ensuite revenir les extraire. À tester !

(Quand je vous dis que les idées viennent aussi en écrivant 🤓)

Bon… Je suis conscient que ça fait beaucoup d’infos.

N’hésitez pas à relire plusieurs fois cette méthode.

Améliorez-la et adaptez-la selon vos besoins.

🙋🏻‍♂️La méthode ne serait-elle pas plus efficace sur un logiciel ?

Je sais qu’il y a des amateurs du tout numérique.

Cependant, l’efficacité de cette méthode réside dans son format papier.

Réécrire les passages clés d’un livre prend du temps. Comme le dit Ryan Holliday, « vous passez du temps avec la matière », notre cerveau absorbe ce contenu et des connexions se feront avec d’autres de vos connaissances. À la fin de chaque séance d’extraction, j’enchaîne avec la rédaction de plusieurs e-mails, car j’ai plein d’idées.

Par exemple, la semaine dernière, une séance d’extraction d’une heure m’a donné 3 idées d’e-mails. Je les ai écrits dès la fin de ma séance. Et vous savez quoi ? L’écriture de ces e-mails m’a donné d’autres idées. Au total, j’en ai écrit 5, ce qui m’a fait une semaine de contenu pour mon client. Le tout, en moins de 3 heures.

Écrire peut être douloureux.

Ce fameux syndrome de la page blanche.

Avec ce système ?

Ce syndrome disparaît. Il n’y a plus de page blanche. Lorsque vous avez besoin d’écrire un e-mail ou un article sur la productivité, par exemple, vous prenez votre boîte de fiches, puis vous feuilletez toutes celles de la catégorie ‘productivité’. En cours de route, votre œil se posera sur des fiches appartenant à d’autres catégories. Votre esprit fera un lien inattendu. Une, puis deux, puis trois idées surgiront.

Vous ressentirez alors le besoin de les écrire. Ne pas le faire serait encore plus douloureux.

Si ce système de gestion des connaissances est génial, vous devez toutefois être prudent.

Pourquoi ?

Car s’il supprime le syndrome de la page blanche… Il peut, en revanche, en faire naître un autre.

📚 Le syndrome du collectionneur

Il y a environ un an, je faisais des recherches sur la méthode Zettlekasten. C’était durant la phase d’égarement dont je vous parlais un peu plus haut. Un soir, j’ai lu un article sur le blog du site ‘Observer’. J’y ai lu cette phrase que je me suis empressée de capturer à l’aide de mon système (vous voyez que ça sert !) :

La recherche est addictive, car elle nous récompense avec la fausse impression de faire des progrès. Trouver quelque chose d’intéressant n’est pas la même chose que de savoir quelque chose et de pouvoir travailler avec.

Quand on débute un système de gestion des connaissances, on peut tomber dans une nouvelle frénésie comparable à celle que l’on a quand on goûte aux joies de la lecture pour la première fois. On veut tout capturer.

Ce syndrome ?

Vous pouvez particulièrement le remarquer auprès des personnes qui présentent leur « cerveau numérique » sur Obsidian. Ils sont fiers de présenter leurs milliers de notes. Dans certains cas, ces notes ont été acquises pendant des années au fil de recherches structurées et orientées vers un objectif. Mais il y a des personnes qui sont fières d’afficher leurs milliers de notes accumulées en seulement ‘quelques semaines’.

Ce syndrome porte un nom : Collector’s Fallacy (le syndrome du collectionneur).

Prendre des notes pour prendre des notes ne vous servira à rien.

Durant mes premières semaines, je suis aussi tombé dans ce piège. Puis je me suis fatigué.

En revanche, prendre des notes avec un objectif précis lié à un dossier client ou à un projet personnel, donne une force, mais aussi une limite à vos recherches. Vos notes sont concises. Elles ont une finalité. Elles deviennent des briques qui servent à construire le projet sur lequel vous travaillez. Chaque note étant l’une de ces briques.

Vous êtes conscient de ce que vous accumulez. Vos recherches sont conscientes.

De cette façon, créer une formation, écrire un livre ou un bulletin devient plus rapide.

Vous réunissez vos fiches autour de votre projet avant de commencer à créer. Une fois que vous avez votre pile de briques devant vous, il ne reste plus qu’à les assembler à l’aide du ciment pour former un ensemble cohérent. Vous ne cherchez plus les références, tout est là.

Voilà…

C’est tout pour cette édition.

J’ai pris beaucoup de plaisir à l’écrire.

J’espère que ce système vous sera autant utile qu’à moi.

À présent, terminons par cette question…

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